鹏飞课堂 | “会议病”?如何有效开会?


2022-08-31

 

 

会议,是沟通成本最低的一种方式,这是管理共识。随着集团公司的日益壮大,各种大大小小的会议也必不可少,如果一个企业的领导者在开会时不会开会、找不到好的方法,就会被“会议病”所困扰。那么,“会议病”究竟有哪些弊端呢?

1、浪费时间 工作时间被碎片化

会议过多、时间过长必然会导致其他的工作时间被压缩,且工作时间会因过多的会议而被碎片化,使得不能将注意力集中在应该重点处理的重要事务上,不利于日常工作的开展。

2、会议效率低下

人的注意力无法长时间集中,会议时长超过90分钟后,人的思维就不再活跃,对于信息的接受能力下降,想法也不再具有新意。时间过久的会议不利于问题的解决,效率低下。

3、催生厌烦情绪

过多的会议会导致会议的参与者产生厌烦情绪,抵制会议,认为会议都意义不大,是在浪费时间,耽误正常的工作,从而导致对待会议不重视,不愿参与会议的讨论。

所以科学有效的开会方法是什么呢?接下来为您详细介绍。

1、有开会必要时才开会

考虑是否有开会的必要,且只请必要的人参会。

2、事先制定会议目标和安排

设定会议目的,明确会议到底要解决什么问题,而且表述要尽可能具体,让每一位与会人员清楚明白,且必须提前做好相关准备。

3、主持人应掌控局面 促进会议议程进行

会议主持人应掌控局面,控制讨论时间,保证讨论围绕主题,有人偏离主题时应及时制止。

4、调动每位与会人员的积极参与

会议是一种双向交流,获得每个人的诚实反馈很重要,让每个人都参与讨论是会议领导的职责。

5、会后传达会议精神要及时

以行动计划作会议总结,确保与会人员都明确下一步如何行动。会议结束后,应通过专题会、新闻报道、内部简报等形式,尽快将会议精神传达给相关人员。传达时要基于会议,科学严谨,准确无误。

6、决议跟踪要闭环

开会是为了统一思想,研究措施,解决问题。对会议形成的决议,要坚持一抓到底,建立追踪制度,对议定事项进行跟踪,重点对会议安排的工作是否落实、会议提出的问题是否解决等进行检查、考核,确保各项决议能够按时按要求完成。

习近平总书记曾言,“空谈误国,实干兴邦”,郑鹏主席也曾说过,“真抓实干,干字当头”。这就要求我们用“一分部署,九分落实”的自觉去抓好工作落实,要主动创新“开会”方式。少开会、开短会、开解决问题的会、开管用的会,让其成为一种理念,落实到日常工作当中,让会议发挥应有的作用